Baza firm z telefonami to podstawa skutecznego cold callingu, ale nie każda lista numerów sprawdzi się w praktyce sprzedażowej. W tym przewodniku pokazujemy, na co zwracać uwagę przy wyborze i weryfikacji takiej bazy, żeby nie kupić listy pełnej martwych, nieaktualnych kontaktów.
Dlaczego numer telefonu jest najbardziej wymagającym polem w bazie?
E-mail można zweryfikować automatycznie w kilka sekund - wystarczy sprawdzić, czy domena istnieje i czy skrzynka odbiera wiadomości. Z telefonem jest trudniej: numer może być aktywny, ale przypisany do innej osoby, przekierowany na sekretariat albo dawno nieużywany przez firmę, która się przeniosła lub zmieniła właściciela.
Dlatego baza firm z numerami telefonów wymaga innego podejścia do weryfikacji jakości niż baza mailingowa. Sam fakt, że numer „istnieje” w rejestrze, nie oznacza, że po drugiej stronie odbierze osoba decyzyjna albo ktokolwiek w ogóle.
Skąd pochodzą numery telefonów w bazach firm?
Zanim ocenisz jakość bazy, warto wiedzieć, skąd w ogóle biorą się numery przypisane do firm. Legalne źródła to przede wszystkim:
- CEIDG i KRS - część przedsiębiorców dobrowolnie podaje numer telefonu we wpisie rejestrowym.
- Strony WWW firm - numery z zakładek kontakt, stopek i wizytówek Google, czyli dane, które firma sama publikuje jako kanał kontaktu.
- Wizytówki i katalogi branżowe - uzupełniające źródło, przydatne przy weryfikacji zgodności numeru z nazwą firmy.
Jeśli chcesz dokładniej poznać różnice między rejestrami źródłowymi, sprawdź artykuł co to jest baza firm B2B - tam wyjaśniamy, jak wyglądają poszczególne pola danych.
Na co zwracać uwagę wybierając bazę firm z telefonami? (krok po kroku)
Aktualność numerów
Firmy zmieniają numery, przenoszą siedziby, zamykają działalność. Pytaj dostawcę, jak często aktualizuje bazę - jeśli dane mają rok i więcej, odsiew nieaktywnych numerów może wynieść nawet 20-30%.
Kompletność pola „telefon”
Nie każda firma w rejestrze publikuje numer. Sprawdź, jaki procent rekordów w interesującym Cię segmencie faktycznie zawiera telefon - inaczej kupisz bazę „ogólną”, z której realnie zadzwonisz tylko do części firm.
Zgodność numeru z branżą i lokalizacją
Zdarza się, że numer w bazie jest poprawny formalnie, ale przypisany do centrali obsługującej wiele lokalizacji albo do biura księgowego firmy, nie do samej firmy. Poproś o próbkę i zadzwoń testowo przed zakupem całości.
Format i typ numeru
Numery stacjonarne (przypisane do biura) i mobilne (często do właściciela lub handlowca) różnie zachowują się w cold callingu. Dobra baza rozdziela oba typy albo przynajmniej oznacza, który numer jest który.
Duplikaty i wielokrotne rekordy tej samej firmy
Ten sam numer może powtarzać się przy kilku wpisach (np. firma i jej oddziały). Zdeduplikowana baza chroni Cię przed dzwonieniem drugi raz do tego samego kontaktu i psowaniem statystyk kampanii.
Legalność źródła i zgodność z RODO
Numer telefonu firmy jednoosobowej bywa jednocześnie numerem prywatnym przedsiębiorcy - warto wiedzieć, jak traktować takie dane w kontekście marketingu bezpośredniego, zanim ruszysz z masowym dzwonieniem.
Dobra vs słaba baza firm z telefonami
Dobra baza
- Aktualizowana regularnie - najlepiej co kilka tygodni.
- Wysoki wskaźnik wypełnienia telefonu - podany procent w segmencie.
- Rozróżnia numer stacjonarny i mobilny.
- Zdeduplikowana - jeden numer, jeden rekord.
- Jasne źródło danych - CEIDG, KRS, strony WWW firm.
Słaba baza
- Bez daty aktualizacji - nie wiadomo, jak stare są numery.
- Duże braki w polu telefon - realnie mniej kontaktów niż deklarowano.
- Jeden typ numeru bez oznaczenia.
- Powtórzone rekordy tej samej firmy.
- Niejasne pochodzenie danych - ryzyko martwych lub przypadkowych numerów.
Jak przetestować bazę przed zakupem większego segmentu?
Zanim zamówisz kilka tysięcy kontaktów, poproś dostawcę o próbkę 50-100 rekordów z docelowego segmentu i wykonaj krótki test telefoniczny. Sprawdź trzy rzeczy: czy numer odbiera ktoś związany z firmą, czy dane firmowe (nazwa, branża) się zgadzają, i jaki procent numerów jest w ogóle aktywny.
Punkt odniesienia: w dobrze zbudowanej bazie firm z telefonami odsiew nieaktywnych numerów w teście próbki nie powinien przekraczać 10-15%. Wyższy wynik oznacza, że dane są przestarzałe albo źle wzbogacone.
Warto też sprawdzić, w jakich godzinach najlepiej wykonywać połączenia testowe - wpływa to na wynik próbki niezależnie od jakości bazy. Więcej o tym piszemy w artykule kiedy dzwonić do firm.
Najczęstsze błędy przy wyborze bazy z telefonami
- Kupowanie bazy „na oślep”, bez próbki i testu telefonicznego przed pełnym zamówieniem.
- Ignorowanie procentu wypełnienia pola telefon w wybranym segmencie branżowym.
- Korzystanie z darmowych, niesprawdzonych zestawów numerów bez informacji o źródle i dacie aktualizacji.
- Brak segmentacji numerów na stacjonarne i mobilne przed uruchomieniem skryptu cold callingu.
Jeśli rozważasz darmowe źródła numerów, zanim zdecydujesz, przeczytaj artykuł darmowa baza firm - pułapki i alternatywy - opisujemy w nim, dlaczego „darmowe” dane często kosztują więcej w postaci straconego czasu handlowców.
Co zrobić z bazą telefonów zaraz po zakupie?
- Zaimportuj dane do CRM lub narzędzia do cold callingu i oznacz źródło oraz datę pobrania.
- Podziel numery na stacjonarne i mobilne, jeśli baza tego jeszcze nie robi.
- Zaplanuj pierwszy test na małej próbce, zanim uruchomisz pełną kampanię telefoniczną.
- Przygotuj skrypt rozmowy i odpowiedzi na typowe obiekcje, zanim zaczniesz dzwonić masowo.
- Ustaw w CRM statusy: „nieaktywny numer”, „zły kontakt”, „do ponownego kontaktu” - to pozwoli ocenić realną jakość bazy po pierwszych 100 połączeniach.
Pierwsze rozmowy warto też przygotować pod kątem najczęstszych zastrzeżeń rozmówców - opisaliśmy je w artykule obiekcje w cold callingu i jak je obsłużyć. Jeśli dopiero zaczynasz dzwonić do firm, zerknij też na cold calling - jak zacząć.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy baza firm z telefonami jest legalna?
Tak, jeśli numery pochodzą z publicznych rejestrów lub stron firm i są wykorzystywane do kontaktu B2B zgodnie z przepisami o marketingu bezpośrednim. - Jaki procent numerów w bazie powinien być aktywny?
W dobrze zbudowanej bazie odsiew nieaktywnych numerów w teście próbki nie powinien przekraczać 10-15%. Wyższy wskaźnik świadczy o przestarzałych danych. - Czym różni się numer stacjonarny od mobilnego w bazie B2B?
Stacjonarny często prowadzi do sekretariatu lub centrali, mobilny - bezpośrednio do właściciela lub handlowca. Dobra baza je rozróżnia. - Czy warto testować próbkę bazy przed zakupem całości?
Tak - kilkadziesiąt losowych numerów wystarczy, żeby ocenić realną aktualność i jakość danych zanim zainwestujesz w większy segment. - Czy baza firm z telefonami zawiera też e-maile?
Zależy od dostawcy - warto wybierać bazę, która łączy telefon i e-mail w jednym rekordzie, żeby móc prowadzić kampanię wielokanałową.
Źródła
Materiały pomocnicze dotyczące rejestrów i zasad przetwarzania danych kontaktowych firm.
Potrzebujesz aktualnej bazy firm z telefonami?
Dostarczamy bazy firm z CEIDG i KRS z numerami telefonów i e-mailami, filtrowane po branży (PKD) i lokalizacji, regularnie aktualizowane. Zamów bezpłatną wycenę segmentu pod Twoją kampanię cold callingową.
Zamów bezpłatną wycenę